As 10 principais ferramentas de gerenciamento de projetos

Projetos bem-sucedidos são sobre gerenciamento de projetos bem-sucedidos. Use essas ferramentas para navegar em direção ao sucesso!


O gerenciamento de projetos é o molho secreto que finaliza os projetos com sucesso e permite que as empresas se tornem ótimas. Não, isso não é isca de clique – eu vi duas empresas de software de perto (eu estava empregado lá) serem destruídas dentro de um ou dois anos por causa do mau gerenciamento do projeto. Alguns outros viram o lançamento de seus produtos atrasado em vários meses. Embora eu concorde que, como a maioria das outras disciplinas existentes, o gerenciamento de projetos vê muito óleo de cobra e charlatães, mas não diminui sua importância e impacto.

E o que se aplica a Gerenciamento de Projetos aplica-se também às ferramentas de gerenciamento de projetos – as excelentes podem ajudá-lo a aumentar a eficiência administrativa, reduzir o tempo de conclusão, reduzir a confusão e a frustração e assim por diante. Então, aqui estão algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis para empresas de todos os tamanhos e necessidades.

Campo de base

Campo de base está no jogo de gerenciamento de projetos há muito tempo. Foi lançado em 2004 e, desde então, permaneceu mais ou menos fiel à sua filosofia de simplicidade e clareza. Essas são as pessoas que criaram o hiper-popular Ruby on Rails estrutura da web, então eu diria que eles sabem uma coisa ou duas sobre o design de coisas simples e úteis. ��

O Basecamp tem equipes, projetos, tarefas etc., como você esperava, mas há alguns outros recursos interessantes que eu gostaria de destacar:

  • Bate-papo em tempo real: Se você usa o Basecamp, não é necessário alternar entre ele e uma ferramenta de bate-papo para gerenciar a comunicação em tempo real. As conversas em grupo também são capazes de todos os recursos que esperamos hoje em dia dos aplicativos de bate-papo: @ menções, anexos de mídia, emojis e muito mais.
  • Acesso do cliente: O Basecamp permite conectar seus clientes diretamente aos seus projetos (controlar totalmente o que eles podem ou não podem ver) e trabalhar com eles. Os e-mails dos clientes existentes podem ser encaminhados para o Basecamp, e as entregas podem ser visualizadas, discutidas e aprovadas diretamente do Basecamp.
  • Listas de tarefas: Não importa o quão sofisticadas sejam as ferramentas de gerenciamento de projetos, sempre haverá espaço para listas de tarefas. Existem muitos casos em que as tarefas são muito bem compreendidas por todos os envolvidos e tudo o que precisamos é de uma maneira “rápida e suja” de mantê-las em algum lugar. No Basecamp, as listas de tarefas são bastante poderosas, pois lembretes e notificações são feitos automaticamente, para que você não precise cutucar ninguém para obter atualizações de status. ��
  • Quadros de mensagens: Quando o brainstorming ou os anúncios são feitos, discussões tremendamente úteis podem ser geradas – e perdidas. Os quadros de mensagens do Basecamp permitem transformar essas comunicações em um quadro de mensagens, onde sua equipe pode discutir, reagir e anexar arquivos.
  • Documentos e arquivos: O jogo de gerenciamento de documentos e arquivos do Basecamp é sólido. Todos os uploads e preservados do projeto e os arquivos que são alterados são versionados. O Google Docs pode ser compartilhado diretamente no Basecamp e editado.

Basecamp é um produto delicioso, na minha opinião, que faz sentido para equipes de todos os tamanhos, cujas necessidades são genéricas e diretas. Sim, o Basecamp não é uma ferramenta poderosa para realizar tarefas muito especializadas (por exemplo, Desenvolvimento Ágil de Software), e a empresa não esconde esse fato.

Provavelmente, a melhor parte é o preço: a $ 99 por mês (sim, não importa o tamanho da equipe!) O Basecamp se torna um acéfalo em seu domínio.

Jira

Muito diferente da nossa ferramenta anterior, o Basecamp, Jira é um conjunto de gerenciamento de projetos voltado para o gerenciamento de projetos de software ágeis. Como resultado, seu mercado-alvo, preços, complexidade, recursos etc. são todos diferentes. Na verdade, não é incomum que as equipes de software iniciem no Basecamp e “se formem” em Jira.

Jira é desenvolvido pela Atlassian, a empresa por trás BitBucket, que por muito tempo foi preferido por projetos de código fechado sobre o GitHub, pois oferecia repositórios privados ilimitados.

Se suas equipes de software cresceram a ponto de as ferramentas de gerenciamento de projetos que pareciam ventosas antes parecerem inadequadas, é hora de mudar para Jira. Desde o planejamento do projeto até os relatórios, o rastreamento de bugs e o desperdício, Jira tem tudo. Aqui estão alguns recursos interessantes que distinguem Jira:

  • Um rico conjunto de APIs disponíveis para aqueles que desejam criar interfaces alternativas para seus fluxos de trabalho.
  • Placas Scrum e Kanban.
  • Várias metodologias de desenvolvimento são suportadas. Para quem ainda não está feliz, existe a opção de criar seu próprio.
  • Integra-se a mais de 3.000 aplicativos.
  • A automação inteligente, como atribuir tarefas automaticamente a uma pessoa, vincular problemas ao código etc., reduz o atrito mental e permite que você crie fluxos de trabalho complicados rapidamente.
  • Relatórios poderosos e abrangentes.

Jira é caro, pelo menos em comparação com outras ferramentas de gerenciamento de projetos populares, porém leves. Seu modelo de custo por usuário por mês (US $ 7 para o padrão e US $ 14 para o premium) pode custar milhares de dólares por mês para grandes equipes. Mas, então, o custo é compensado pelo fato de que, sem Jira, equipes desse tamanho simplesmente afundariam. ��

Asana

Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de uso geral que se concentra na velocidade e na intuitividade. Digo velocidade porque o Asana é um ótimo exemplo de aplicativo de página única bem projetado. Tudo acontece instantaneamente, no momento em que você clica, o que é uma conveniência quando você faz coisas com pressa (sob pressão).

Aqui estão algumas das características notáveis ​​do Asana:

  • Carga de trabalho: Cargas de trabalho são um resumo visual de quanto os membros da sua equipe têm em suas mãos. Dessa forma, você pode ver rapidamente se suas equipes de marketing, design e engenharia poderão colaborar com as principais mudanças de produtos que devem ocorrer no próximo mês..
  • Linhas de tempo visuais: Os cronogramas do projeto no Asana são visualmente compostos e muito poderosos. Eles permitem que você planeje um projeto com facilidade e veja visualmente onde ele está.
  • Calendário: O calendário do Asana está conectado a todas as suas tarefas e planejamentos e pode revelar como o cronograma da equipe é empilhado. É o local ideal para garantir que a programação não esteja fora de sincronia ou apenas com problemas.
  • Prova de imagem: Este é apenas um termo sofisticado, mas o recurso subjacente é excelente – permite que os revisores adicionem comentários a várias partes de uma imagem. Isso é inestimável para as equipes de design, pois coletar feedback sem referências visuais específicas tende a ser um pesadelo.

A versão básica do Asana é gratuita e tem uma restrição de 15 membros da equipe. Se você precisar adicionar mais membros ou desejar obter acesso a recursos avançados como o console de administração, provas de imagem etc., o preço começa em US $ 10 por usuário por mês.

Há muito mais, e não há espaço suficiente aqui para cobrir. O ponto principal é que o Asana ganhou popularidade rapidamente e é uma excelente opção para gerenciamento de projetos para organizações de todos os tamanhos.

Trello

Trello é uma abordagem diferente e minimalista do gerenciamento de projetos. Não possui nenhum dos recursos impressionantes que exigem estudo e comprometimento profundos. De fato, seu número total de recursos principais pode ser contado nos dedos de uma mão. Antes de revirar os olhos e dispensá-lo, dê uma chance.

Trello adotou o conceito de Kanban board da metodologia de software Agile e tornou o mercado de massa. A idéia é simples: as tarefas são criadas em cartões, empilhados em um dos muitos quadros criados por você..

Esses painéis podem representar qualquer coisa: as funções / divisões da sua empresa, o estado da tarefa ou talvez até os meses de um ano civil. Os membros da equipe podem comentar os cartões, entrar em discussões, anexar imagens e assim por diante. Depois que a tarefa em um cartão é concluída, ela é movida para a próxima. Como isso:

O plano gratuito do Trello é muito bom, com uma limitação apenas no número de placas e no tamanho do anexo, e não no número de usuários! Para a maioria das pessoas, isso é suficiente, embora os planos premium estejam começando em US $ 10 por usuário por mês. Se você é uma equipe pequena (ou mesmo uma única pessoa!) Cujos projetos não precisam ser planejados de forma elaborada, o Trello é uma opção divertida e eficiente!

Podio

Em seguida em nossa lista é Podio, que é uma oferta pesada para grandes equipes e empresas que precisam de recursos de personalização e CRM.

Então, por que usar o Podio? Aqui estão alguns dos motivos:

  • Personalização: Ao contrário de muitos de seus concorrentes, o Podio possui diversas opções de personalização. Isso permite não apenas alterar a maneira como seus módulos funcionam, mas também eliminar peças que não são relevantes para você.
  • CRM incorporado: O Podio CRM vem completo com gerenciamento de informações do cliente, rastreamento de jornada do cliente, rastreamento de leads e outros recursos importantes em um CRM.
  • Gerenciamento de funcionários: O Podio possui suporte de primeira classe para gerenciamento de funcionários, permitindo gerenciar despesas, férias, fluxos de atividades e muito mais a partir de um único local.
  • Gerenciamento de Projetos: Colaborando com clientes, vinculando e-mails a tarefas, direitos granulares de acesso, planejando projetos Scrum e fazendo sprints, tudo está incluído.
  • Gerenciamento de eventos, gerenciamento de e-mail, gerenciamento de negócios. . . A lista continua! ��

Embora o Podio tenha um plano gratuito, ele oferece apenas o gerenciamento básico de tarefas. Francamente, há poucas razões para usar o plano básico que não seja a sensação da plataforma. Os níveis pagos são onde os recursos realmente poderosos são desbloqueados e variam de US $ 9 a US $ 24 por usuário por mês.

Trabalho em equipe

Fiel ao seu nome, Trabalho em equipe permite que as equipes colaborem e trabalhem com mais eficiência, permitindo que as partes interessadas mantenham sempre uma visão de alto nível do projeto.

O trabalho em equipe possui quadros semelhantes ao Trello e o rastreamento de tempo embutido. Portanto, se você procura um aplicativo útil e limpo com esses recursos, o trabalho em equipe é para você. É gratuito se você tiver até cinco usuários, enquanto os planos premium começam em US $ 9 por usuário por mês.

Antes de encerrar, quero mencionar que o Teamwork é um conjunto de produtos, sendo o aplicativo de gerenciamento de projetos um deles. Eles também oferecem um CRM, um software de suporte técnico, um sistema de gerenciamento de documentos, um aplicativo de bate-papo (como o Slack) e muito mais. Vê-los aqui.

Airtable

Em termos de pura inovação, Airtable é o desenvolvimento mais emocionante dos últimos tempos quando se trata de ferramentas de gerenciamento de projetos. Você pode pensar no Airtable como planilhas com esteróides – e até a empresa o descreve dessa maneira – mas, na minha opinião, essa visão prejudica os recursos dessa ferramenta..

Agora, um componente do Airtable é, de fato, planilhas, mas é tão carregado de recursos que você pode começar a odiar seu programa de planilhas favorito! Quero dizer, basta olhar para isso:

É tão conciso quanto uma planilha, mas possui separação visual de tarefas, tags coloridas que podem ser instantaneamente distinguidas, capacidade de atribuir tarefas a pessoas, notificações e assim por diante.

Outro recurso excelente é o Blocks, que é um módulo pequeno, completo e especializado que você pode incorporar em seus fluxos de trabalho para aumentar a produtividade. Parece abstrato, eu sei, então aqui estão alguns exemplos concretos: mapas e geocodificação, gráficos de Gantt, gráficos de barras / linhas / dispersão, criador visual de páginas, explorador de modelos 3D, rastreador de tempo, organograma – bem, estou sem fôlego! O ponto é que esses blocos funcionam e podem ser inseridos em qualquer uma das suas tarefas e fluxos de trabalho.

Combine isso com os recursos habituais, como gerenciamento de documentos, quadros Kanban, calendários e você terá algo incrível em suas mãos.

A melhor parte é o preço: o plano gratuito permite equipes de tamanho ilimitado, com a única restrição de que uma única base (folha) não pode conter mais de 1.200 itens. Parece bastante irresistível para mim!

Existe um Curso Udemy para empreendedores se você estiver interessado em aprender Airtable.

Projeto Microsoft

Quando a Microsoft faz alguma coisa, pode não ser a coisa mais bonita de todas, mas faz o trabalho bem e as pessoas não conseguem separá-lo de suas vidas. Windows, Office, Outlook, Sharepoint e Exchange todos os exemplos disso. O mesmo vale para Projeto Microsoft, um produto destinado especificamente (de fato, altamente especificamente) a gerentes de projetos profissionais que trabalham com equipes muito grandes.

Seja gerenciamento de projetos, gerenciamento de recursos ou gerenciamento de portfólio, o Microsoft Project oferece uma ferramenta abrangente para capturar a complexidade com precisão. Até o momento, a Microsoft adicionou recentemente suporte aos fluxos de trabalho do projeto Agile, que serão atraentes para as empresas que possuem algumas equipes ou divisões trabalhando de maneira ágil.

Há dois grandes motivos para escolher:

  1. Instalação no local: Embora as ferramentas que abordamos sejam incríveis, a realidade para a maioria das empresas é que elas não têm permissão para hospedar dados fora dos ativos da empresa devido a motivos de conformidade. Com o Microsoft Project, é fácil fazer isso, pois eles também oferecem uma versão local.
  2. Estabilidade de longa duração: A Microsoft é uma empresa que existe para sempre e que estará presente para sempre (mais ou menos), para que você possa ter certeza de que seus processos de negócios não serão interrompidos um dia, pois a empresa que construiu a ferramenta entrou em colapso..

Planejamento, PMP, Empresa – soa como seu congestionamento e verifique o Microsoft Project!

TeamGantt

Como o nome sugere, TeamGantt é para Gantt gráficos o que o Trello é para os quadros Kanban. A empresa se concentrou nos gráficos de Gantt como o principal (e único) direcionador dos fluxos de trabalho de planejamento e projeto executivo. Agora, embora isso restrinja severamente a funcionalidade, também torna o TeamGantt incrivelmente limpo, fácil de aprender e eficiente.

Mas não se iluda pensando que tudo o que você pode fazer com o TeamGantt é fazer gráficos de Gantt e acompanhar o responsável. Há muita funcionalidade que gira em torno de facilitar a colaboração, como:

  • Conversas
  • Gerenciamento de documento
  • Rastreamento de tempo
  • Dependências (mapeando projetos que dependem de outros projetos)

O plano gratuito permite apenas três membros e um projeto, por isso é bastante útil para você experimentar o aplicativo. Os planos pagos são de US $ 10 e US $ 15 por usuário por mês. Se você acha que os gráficos de Gantt funcionam melhor para você e deseja criar seus fluxos de trabalho com base nisso, o TeamGantt é uma opção agradável e bonita.

Zoho Projects

Zoho Projects é uma das muitas ofertas da Zoho, uma empresa com a qual você já deve estar familiarizado. Pense nos Zoho Projects como uma mistura sólida de todos os recursos que encontramos nesta lista.

Gráficos de Gantt, marcos, rastreamento de bugs, quadros de horários, gerenciamento de documentos, finanças, integração com aplicativos populares, fóruns e muito mais – como eu disse, é um pouco de tudo e desempenha todas as partes muito bem. O plano básico é gratuito para até 10 usuários e, depois disso, o aplicativo custará entre US $ 20 e US $ 35 por mês (observação: é um custo mensal fixo, não por usuário).

O Zoho Projects é uma boa opção por si só, mas faz ainda mais sentido se você já estiver usando o conjunto de aplicativos de negócios Zoho.

Conclusão

Não há como negar que as ferramentas de gerenciamento de projetos são críticas para o sucesso de uma equipe. Com tantas opções disponíveis, pode ser esmagador decidir o que é bom para você. É por isso que esta lista contém as principais ferramentas que eu acho melhores e bastante diferentes uma da outra. Eu realmente espero que ajude a zerar o caminho certo! ��

Jeffrey Wilson Administrator
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